Atlas Academic hecht groot belang aan uw privacy en aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom, op welke rechtsgrond, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft.
A. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke
BV Buddha Events, handelend onder de naam Atlas Academic
Ouden Heirweg 50A, 9340 Lede, België
Ondernemingsnummer / BTW: BE 0722.807.475
E-mail: info@atlas-academic.com · Telefoon: +32 476 58 66 90
Atlas Academic is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit privacybeleid worden beschreven.
B. Toepassingsgebied
Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Atlas Academic verzamelt en verwerkt in het kader van de organisatie van studiereizen, het beheer van offertes en boekingen, het gebruik van het online platform van Atlas Academic, en alle communicatie met Atlas Academic.
Atlas Academic organiseert studiereizen in opdracht van onderwijsinstellingen. Daarbij verloopt de verwerking op twee manieren: de onderwijsinstelling (hoofdaanvrager) bezorgt Atlas Academic gegevens van haar deelnemers, en/of de individuele deelnemer verstrekt zelf gegevens bij inschrijving via het online platform. Alle deelnemers aan reizen van Atlas Academic zijn meerderjarig (18 jaar of ouder).
C. Juridisch kader
Deze verwerking is onderworpen aan Verordening (EU) 2016/679 (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, "AVG" of "GDPR") en aan de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
D. Welke persoonsgegevens verwerken wij
Atlas Academic verwerkt enkel de gegevens die noodzakelijk zijn voor haar doeleinden. Naargelang het geval gaat het om:
- Identificatie- en contactgegevens: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres;
- Reisdocumentgegevens: nationaliteit, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, type reisdocument (identiteitskaart of paspoort), documentnummer, uitgifte- en vervaldatum, land van afgifte;
- Onderwijscontext: de onderwijsinstelling, opleiding of klasgroep waartoe de deelnemer behoort;
- Boekings- en transactiegegevens: gekozen reis, extra opties, betalingsstatus en betalingsgegevens (verwerkt via onze betaaldienstverlener — zie sectie H);
- Reisuitvoeringsgegevens: informatie over vluchten, accommodatie, kamerindeling, noodcontactpersoon en gegevens nodig voor de uitvoering van de reisdiensten;
- Communicatie: e-mails, berichten en feedback die u met Atlas Academic uitwisselt;
- Bijzondere categorieën van gegevens: gezondheidsgegevens en dieetwensen, voor zover u deze meedeelt — zie sectie E.
E. Bijzondere categorieën van gegevens (gezondheid en dieet)
Voor de veilige uitvoering van de reis kan Atlas Academic gegevens over uw gezondheid verwerken — bijvoorbeeld allergieën, chronische aandoeningen, mobiliteitsbeperkingen of dieetvereisten. De bijzondere reisvoorwaarden vragen u uitdrukkelijk om relevante medische aandachtspunten vóór vertrek mee te delen.
Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt op grond van uw uitdrukkelijke toestemming, enkel gedeeld met de partijen die ze nodig hebben voor de uitvoering of de veiligheid van de reis (zoals begeleiders en, waar nodig, accommodatie of luchtvaartmaatschappij), en niet langer bewaard dan nodig voor de betrokken reis.
Verstrekt u deze gegevens niet, dan kan Atlas Academic bepaalde diensten mogelijk niet of slechts gedeeltelijk leveren; dit ontslaat u niet van uw betalingsverplichtingen.
F. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking
Atlas Academic verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, telkens op de vermelde rechtsgrond:
- Uitvoering van de overeenkomst — het opmaken van offertes, het beheer van boekingen en inschrijvingen, het uitvoeren van de reisdiensten, facturatie en communicatie over uw reis. Rechtsgrond: noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.
- Wettelijke verplichtingen — boekhouding, fiscale verplichtingen, en het doorgeven van gegevens aan overheden waar dat wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld grenscontrole of luchthavenbeveiliging). Rechtsgrond: wettelijke verplichting.
- Gezondheids- en dieetgegevens — voor de veilige uitvoering van de reis. Rechtsgrond: uw uitdrukkelijke toestemming.
- Beeldmateriaal — foto's en video's voor educatieve en promotionele doeleinden. Rechtsgrond: uw toestemming (zie sectie G).
- Klantenbeheer, verbetering van onze diensten en beveiliging — waaronder het beheer van het online platform, fraudepreventie en systeemonderhoud. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening correct en veilig te laten verlopen.
- Marketingcommunicatie — het versturen van nieuwsbrieven en informatie over ons aanbod. Rechtsgrond: uw toestemming (zie sectie K).
G. Beeldmateriaal
Tijdens reizen kunnen foto's of video's worden gemaakt voor educatieve en promotionele doeleinden. Beeldmateriaal waarop u herkenbaar bent afgebeeld, wordt enkel gebruikt mits uw toestemming, die u bij inschrijving geeft of weigert en die u op elk ogenblik kunt intrekken voor toekomstig gebruik. Dit sluit aan bij artikel 17 van de bijzondere reisvoorwaarden.
H. Met wie delen wij uw gegevens
Atlas Academic verkoopt uw gegevens nooit. Wij delen gegevens enkel met partijen die ze nodig hebben voor de in sectie F vermelde doeleinden, en leggen aan onze verwerkers passende technische en organisatorische maatregelen op via verwerkersovereenkomsten.
Reisuitvoering: luchtvaartmaatschappijen en andere vervoerders, accommodaties, lokale partners en gidsen, en — waar wettelijk verplicht — grenscontrole en luchthavenbeveiliging.
Onderwijsinstelling: de hoofdaanvrager ontvangt de gegevens die zij nodig heeft voor de coördinatie van de groepsreis.
Technische verwerkers van ons platform:
- Supabase — databank en hosting van het Atlas Academic-platform;
- Vercel — hosting en levering van de webtoepassing;
- Stripe — verwerking van betalingen (betaalkaartgegevens worden rechtstreeks door Stripe verwerkt volgens de PCI-DSS-norm; Atlas Academic bewaart zelf geen volledige kaartgegevens).
Overige: het Garantiefonds Reizen (in het kader van de wettelijke insolventiebescherming), onze boekhouding en, in voorkomend geval, onze juridische adviseurs.
I. Doorgifte buiten de EER
Sommige van onze verwerkers of reisdienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER), onder meer wanneer een reisbestemming buiten de EER ligt of wanneer een technische dienstverlener infrastructuur buiten de EER gebruikt.
In dat geval zorgt Atlas Academic ervoor dat passende waarborgen van toepassing zijn, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).
J. Bewaartermijn
Atlas Academic bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:
- Boekings- en facturatiegegevens: zeven jaar vanaf de datum van facturatie, conform de wettelijke bewaarplicht;
- Gezondheids- en dieetgegevens: tot na de afronding van de betrokken reis, daarna verwijderd;
- Beeldmateriaal: tot intrekking van de toestemming of zolang het gebruik relevant is;
- Gegevens voor marketingcommunicatie: tot u uw toestemming intrekt.
Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens gewist, tenzij er een wettelijke grond is om ze langer te bewaren.
K. Marketingcommunicatie
Atlas Academic stuurt enkel marketingcommunicatie aan personen die daarvoor een vrije en uitdrukkelijke toestemming hebben gegeven. U kunt deze toestemming op elk ogenblik intrekken via de afmeldlink in elke nieuwsbrief of via info@atlas-academic.com. Atlas Academic deelt uw gegevens niet met derden voor hun marketingdoeleinden.
L. Beveiliging
Atlas Academic neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of beschadiging. Gegevens die via het online platform worden verstuurd, worden versleuteld over het internet verzonden. Betaalgegevens worden verwerkt via een PCI-DSS-conforme betaaldienstverlener.
M. Meldplicht bij datalekken
Bij een datalek met een risico voor uw rechten en vrijheden meldt Atlas Academic dit binnen 72 uur na kennisname aan de Gegevensbeschermingsautoriteit. Houdt het datalek waarschijnlijk een hoog risico in, dan stelt Atlas Academic u onverwijld in kennis.
N. Uw rechten
U heeft, conform de AVG, het recht op:
- Inzage in de persoonsgegevens die wij over u verwerken;
- Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
- Wissing van uw gegevens, rekening houdend met de wettelijke bewaartermijnen en de noodzaak van de gegevens voor de uitvoering van de overeenkomst;
- Beperking van de verwerking;
- Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie;
- Overdraagbaarheid van de gegevens die u zelf heeft verstrekt, in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat;
- Intrekking van uw toestemming op elk ogenblik, voor verwerkingen die op toestemming zijn gebaseerd, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
U kunt uw rechten uitoefenen via info@atlas-academic.com. Atlas Academic kan u vragen uw identiteit te bevestigen en antwoordt binnen de wettelijke termijn.
O. Cookies
Het Atlas Academic-platform en de website maken gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. De wijze waarop deze worden gebruikt en hoe u uw voorkeuren beheert, is beschreven in het afzonderlijke Cookiebeleid van Atlas Academic.
P. Klachten
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u steeds contact opnemen met Atlas Academic via info@atlas-academic.com.
U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — tel. +32 (0)2 274 48 00 — contact@apd-gba.be — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Q. Wijzigingen
Atlas Academic kan dit privacybeleid wijzigen. De meest recente versie is steeds raadpleegbaar op www.atlas-academic.be. Bij ingrijpende wijzigingen informeert Atlas Academic de betrokkenen op een passende wijze.
BV Buddha Events, handelend onder de naam Atlas Academic
Ouden Heirweg 50A, 9340 Lede, België · BE 0722.807.475
info@atlas-academic.com · +32 476 58 66 90