Deze bijzondere reisvoorwaarden vormen een aanvulling op de Algemene Reisvoorwaarden van de Geschillencommissie Reizen en op de Belgische wet van 21 november 2017 betreffende de verkoop van pakketreizen, gekoppelde reisarrangementen en reisdiensten. Samen met de algemene reisvoorwaarden en de offerte maken zij de volledige pakketreisovereenkomst uit.
In geval van tegenstrijdigheid gaan deze bijzondere reisvoorwaarden voor op de algemene reisvoorwaarden, behalve waar dwingende wetgeving anders bepaalt. Geen enkele bepaling hieronder kan afbreuk doen aan de dwingende rechten van de reiziger onder de wet van 21 november 2017.
Atlas Academic verzorgt op maat gemaakte studiereizen voor onderwijsinstellingen. Elke reis is uniek en wordt vanaf nul opgebouwd in samenwerking met de instelling. De afspraken hieronder vormen het kader waarbinnen die samenwerking plaatsvindt.
Inhoudsopgave
- Toepassingsgebied & definities
- Offerte en totstandkoming van de overeenkomst
- Partijen, hoofdaanvrager en debiteur
- Minderjarige deelnemers
- Minimum aantal deelnemers & gewaarborgd aantal
- Betalingsmodaliteiten
- Wanbetaling en ghosting
- Wijzigingen door de groep of de deelnemer
- Naamswijziging en overdracht
- Annulering door de reiziger (opzegvergoeding)
- Annulering door Atlas Academic
- Verzekeringen
- Verplichtingen en gedrag van de deelnemers
- Begeleiding en programma
- Aansprakelijkheid
- Bagage
- Beeldmateriaal
- Reisdocumenten & formaliteiten
- Klachten
- Slotbepalingen
Artikel 1: Toepassingsgebied & definities
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle pakketreizen die Atlas Academic organiseert in opdracht van een onderwijsinstelling.
In deze voorwaarden wordt verstaan onder:
- Atlas Academic / Organisator: BV Buddha Events, handelend onder de naam Atlas Academic, maatschappelijke zetel Ouden Heirweg 50A, 9340 Lede (België), ondernemingsnummer BE 0722.807.475.
- Onderwijsinstelling / Hoofdaanvrager: de school, hogeschool of universiteit die de overeenkomst sluit, de reis aanvraagt en het gewaarborgd aantal deelnemers garandeert.
- Deelnemer: elke persoon die effectief aan de reis deelneemt.
- Reiziger: de partij die voor een welbepaalde plaats op de reis de overeenkomst aangaat en de debiteur is van de daaraan verbonden reissom, naargelang het geval de onderwijsinstelling, de individuele deelnemer of, voor minderjarigen, diens ouder of wettelijke vertegenwoordiger (zie artikel 3 en 4).
- Inschrijving: de individuele aanmelding van een deelnemer voor een welbepaalde reis via het online platform of het online inschrijvingsformulier van Atlas Academic (zoals een Google Form), met aanvaarding van deze voorwaarden.
- Inschrijvingsbevestiging: de e-mail waarmee Atlas Academic de ontvangst en aanvaarding van een inschrijving bevestigt aan de reiziger.
- Offerte: het schriftelijke voorstel van Atlas Academic met de specifieke kenmerken, prijs, betalingsdeadlines, het gewaarborgd minimum aantal deelnemers en eventuele bijzonderheden van de reis.
- Totale reissom: de volledige prijs van de reis per deelnemer, inclusief alle door de deelnemer gekozen extra opties.
Artikel 2: Offerte en totstandkoming van de overeenkomst
2.1. Een offerte van Atlas Academic blijft geldig tot de erin vermelde einddatum (gewoonlijk 2 tot 4 weken). Na die datum kunnen prijs en beschikbaarheid wijzigen.
2.2. De overeenkomst met de onderwijsinstelling komt tot stand wanneer een gevolmachtigde van de instelling de offerte schriftelijk aanvaardt (per e-mail of via het online platform van Atlas Academic) en Atlas Academic deze aanvaarding schriftelijk bevestigt op een duurzame gegevensdrager.
2.3. Vóór aanvaarding ontvangt de hoofdaanvrager het standaardinformatieformulier en alle precontractuele informatie zoals bepaald in de wet van 21 november 2017 en de algemene reisvoorwaarden.
2.4. De overeenkomst met een individuele deelnemer komt tot stand en is definitief en bindend op het ogenblik dat Atlas Academic de inschrijvingsbevestiging per e-mail verstuurt, ongeacht of de inschrijving gebeurde via het online platform of via het online inschrijvingsformulier (zie artikel 3.3). Vanaf dat ogenblik kan de reiziger zijn inschrijving niet meer kosteloos intrekken of annuleren; een annulering is enkel nog mogelijk tegen betaling van de opzegvergoeding van artikel 10.
2.5. Atlas Academic richt het online boekingsproces zo in dat de reiziger vóór de aanvaarding er uitdrukkelijk op wordt gewezen dat hij een overeenkomst aangaat en welke voorwaarden van toepassing zijn. Atlas Academic registreert per inschrijving de aanvaarde versie van de algemene en bijzondere reisvoorwaarden, samen met datum en tijdstip.
2.6. Geen bedenktijd. Voor pakketreizen bestaat geen wettelijk herroepingsrecht. Na verzending van de inschrijvingsbevestiging geldt dan ook geen bedenktijd of herroepingstermijn.
2.7. Aanvaarding door betaling. Elke betaling van het voorschot, het saldo of enig ander deel van de reissom geldt als uitdrukkelijke aanvaarding van de algemene en bijzondere reisvoorwaarden, voor zover de reiziger vóór die betaling kennis kon nemen van deze voorwaarden, onder meer via de website van Atlas Academic, het inschrijvingsformulier, de inschrijvingsbevestiging of een infosessie of presentatie over de reis.
Artikel 3: Partijen, hoofdaanvrager en debiteur
3.1. De onderwijsinstelling treedt op als hoofdaanvrager. Zij is de contractuele wederpartij van Atlas Academic vanaf de aanvaarding van de offerte en blijft verantwoordelijk voor de groep en voor het gewaarborgd aantal deelnemers zoals bepaald in artikel 5.
3.2. De hoofdaanvrager bevestigt dat hij gemachtigd is om de overeenkomst aan te gaan en dat hij de inhoud van deze voorwaarden aan de deelnemers en, in voorkomend geval, hun ouders kenbaar maakt.
3.3. Overgang van het debiteurschap. Zodra een deelnemer zich individueel inschrijft voor de reis via het platform of het inschrijvingsformulier van Atlas Academic, deze voorwaarden aanvaardt en Atlas Academic de inschrijvingsbevestiging per e-mail verstuurt, wordt die deelnemer, of voor minderjarigen diens ouder of wettelijke vertegenwoordiger (artikel 4), de reiziger en de debiteur voor de totale reissom van zijn plaats. Vanaf dat ogenblik draagt de ingeschreven reiziger de volledige betalings- en annuleringsverplichtingen voor die plaats.
3.4. Voor plaatsen binnen het gewaarborgd aantal waarvoor geen individuele inschrijving tot stand komt, blijft de onderwijsinstelling de debiteur, overeenkomstig artikel 5.
3.5. Atlas Academic factureert en int per individuele deelnemer dan wel per groep aan de onderwijsinstelling, zoals vastgelegd in de offerte. De wijze van facturatie wijzigt niets aan de hierboven bepaalde verdeling van het debiteurschap.
Artikel 4: Minderjarige deelnemers
4.1. Een deelnemer die op het ogenblik van inschrijving de leeftijd van 18 jaar nog niet heeft bereikt, is een minderjarige deelnemer.
4.2. Een minderjarige kan zich niet rechtsgeldig zelf verbinden. De inschrijving van een minderjarige deelnemer gebeurt door, of vereist de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van, een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Die ouder of wettelijke vertegenwoordiger is de reiziger en de debiteur voor de totale reissom van de minderjarige, en aanvaardt in die hoedanigheid deze voorwaarden.
4.3. De onderwijsinstelling waarborgt dat zij voor elke minderjarige deelnemer beschikt over de geldige ouderlijke toestemming tot deelname.
4.4. De ouder of wettelijke vertegenwoordiger geeft bij inschrijving de toestemming dat begeleiders en, in voorkomend geval, Atlas Academic in een medische noodsituatie de redelijkerwijs noodzakelijke beslissingen kunnen nemen wanneer de ouder niet tijdig bereikbaar is.
4.5. Voor minderjarigen die naar het buitenland reizen, kunnen aanvullende formaliteiten gelden (onder meer een ouderlijke reistoestemming en eigen identiteitsdocumenten). Artikel 18 is hierop van toepassing.
Artikel 5: Minimum aantal deelnemers & gewaarborgd aantal
5.1. Elke offerte vermeldt uitdrukkelijk en als verplicht gegeven het minimum aantal deelnemers dat nodig is voor de uitvoering van de reis en de prijszetting ervan, evenals de uiterste datum voor opzegging indien dat aantal niet wordt bereikt.
5.2. Bij aanvaarding van de offerte garandeert de onderwijsinstelling een gewaarborgd aantal deelnemers. De instelling is financieel verantwoordelijk tot dat gewaarborgd aantal.
5.3. Atlas Academic verbindt zich er enkel toe niet-terugbetaalbare reiscapaciteit (zoals vluchten en accommodatie) vast te boeken tot ten hoogste het gewaarborgd aantal.
5.4. Voor elke plaats binnen het gewaarborgd aantal waarvoor een deelnemer zich individueel inschrijft, gaat het debiteurschap over op die deelnemer of diens ouder, overeenkomstig artikel 3.3 en 4.
5.5. Indien op de uiterste inschrijvingsdatum het aantal effectieve inschrijvingen lager ligt dan het gewaarborgd aantal, draagt de onderwijsinstelling de reissom voor het verschil tussen het aantal inschrijvingen en het gewaarborgd aantal, beperkt tot de werkelijk door Atlas Academic gemaakte en niet-recupereerbare kosten voor die plaatsen.
5.6. Wordt het in de offerte vermelde minimum aantal deelnemers niet bereikt, dan kan Atlas Academic de reis opzeggen overeenkomstig artikel 11, met volledige terugbetaling van de reeds betaalde bedragen en zonder bijkomende schadevergoeding.
Artikel 6: Betalingsmodaliteiten
6.1. Tenzij de offerte anders bepaalt, gelden volgende betalingsmodaliteiten per reiziger:
- Voorschot: 50% van de totale reissom, inclusief alle gekozen extra opties, te betalen binnen 7 dagen na de inschrijving (voor de onderwijsinstelling: binnen 7 dagen na aanvaarding van de offerte).
- Saldo: het resterende bedrag, te betalen uiterlijk 40 dagen vóór de vertrekdatum.
6.2. Gebeurt de inschrijving of de boeking minder dan 40 dagen vóór vertrek, dan is de totale reissom onmiddellijk en volledig verschuldigd.
6.3. Voor specifieke reisproducten (onder meer niet-terugbetaalbare vluchten of accommodaties) kan Atlas Academic in de offerte een afwijkende betalingsstructuur bepalen, zoals een hoger voorschot of een vroegere saldobetaling. Dergelijke afwijkingen worden uitdrukkelijk in de offerte vermeld.
6.4. Specifieke bedragen en deadlines worden per reis in de offerte vastgelegd en gecommuniceerd aan zowel de hoofdaanvrager als de individuele reizigers via het platform van Atlas Academic.
Artikel 7: Wanbetaling en ghosting
7.1. De inschrijving is bindend vanaf de inschrijvingsbevestiging (artikel 2.4). Zolang het voorschot niet is ontvangen, is de plaats niet gegarandeerd en kan Atlas Academic ze vrijgeven. Het niet betalen van het voorschot geldt niet als kosteloze annulering: artikel 7.2 tot 7.4 blijft van toepassing.
7.2. Bij niet-tijdige betaling van het voorschot of het saldo stuurt Atlas Academic één kosteloze herinnering, met een betalingstermijn van 14 kalenderdagen.
7.3. Wordt het verschuldigde bedrag niet betaald binnen de in de herinnering vermelde termijn, dan wordt de overeenkomst voor de betrokken plaats van rechtswege en zonder verdere ingebrekestelling als opgezegd door de reiziger beschouwd op de dag na het verstrijken van die termijn. In dat geval is de opzegvergoeding van artikel 10 verschuldigd, berekend op de datum waarop de overeenkomst als opgezegd wordt beschouwd.
7.4. Reeds betaalde bedragen worden met de verschuldigde opzegvergoeding verrekend. Een eventueel tekort blijft verschuldigd door de reiziger.
7.5. Op elk na ingebrekestelling onbetaald gebleven bedrag is van rechtswege een nalatigheidsintrest verschuldigd tegen de wettelijke intrestvoet, vermeerderd met een forfaitaire administratieve vergoeding van 25 euro per dossier. De redelijke kosten van invordering, met inbegrip van gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten, komen ten laste van de in gebreke blijvende reiziger, conform de toepasselijke wetgeving.
7.6. Atlas Academic kan deelname aan de reis weigeren zolang de totale reissom niet volledig is betaald.
Artikel 8: Wijzigingen door de groep of de deelnemer
8.1. Wijzigingen aan een bevestigde reis (datum, bestemming, programma, accommodatie of aantal deelnemers) kunnen schriftelijk worden aangevraagd door de hoofdaanvrager. Atlas Academic levert alle redelijke inspanningen om wijzigingen door te voeren, maar is hiertoe niet verplicht; doorvoering hangt af van de beschikbaarheid bij leveranciers.
8.2. Alle meerkosten als gevolg van een wijziging worden integraal doorgerekend aan de aanvrager. Atlas Academic communiceert deze kosten vooraf schriftelijk en wacht de schriftelijke goedkeuring af alvorens de wijziging door te voeren.
8.3. Een door de reiziger gevraagde wijziging van de reisdatum of de reisbestemming wordt beschouwd als een opzegging van de overeenkomst en valt onder de opzegvergoeding van artikel 10. Een naamswijziging valt onder artikel 9.
Artikel 9: Naamswijziging en overdracht
9.1. Tot uiterlijk 7 dagen vóór vertrek kan de reiziger zijn plaats overdragen aan een vervangende deelnemer die voldoet aan alle voorwaarden van de reis, mits voorafgaande schriftelijke kennisgeving aan Atlas Academic.
9.2. De overdragende reiziger en de overnemende reiziger zijn hoofdelijk gehouden tot betaling van het resterende saldo en van de eventuele kosten van de overdracht.
9.3. Voor een loutere naamswijziging die geen kosten bij derden meebrengt, rekent Atlas Academic geen administratiekosten aan. Brengt de overdracht wel werkelijke kosten bij derden mee (zoals wijzigingskosten van een luchtvaartmaatschappij of accommodatie), dan worden die op basis van bewijsstukken integraal doorgerekend.
9.4. Overdracht overeenkomstig dit artikel is voor de reiziger het enige kosteloze alternatief voor een annulering: wordt de plaats tijdig overgenomen, dan is geen opzegvergoeding verschuldigd, enkel de eventuele werkelijke overdrachtskosten.
Artikel 10: Annulering door de reiziger (opzegvergoeding)
10.1. De reiziger kan de overeenkomst te allen tijde vóór vertrek opzeggen. De opzegging gebeurt schriftelijk (per e-mail) met vermelding van de boekingsreferentie.
10.2. Bij opzegging is een opzegvergoeding verschuldigd. Tenzij de offerte voor specifieke reisproducten andere percentages bepaalt, stemt de opzegvergoeding overeen met het hoogste van (a) het hierna bepaalde forfaitaire percentage, of (b) de werkelijk door Atlas Academic gemaakte en niet-recupereerbare kosten voor de betrokken plaats:
| Tijdstip van opzegging | Forfaitaire opzegvergoeding |
|---|---|
| Vanaf bevestiging tot 121 dagen vóór vertrek | 50% van de totale reissom |
| Van 120 tot 61 dagen vóór vertrek | 75% van de totale reissom |
| Van 60 tot 31 dagen vóór vertrek | 90% van de totale reissom |
| Vanaf 30 dagen vóór vertrek of bij niet-verschijning | 100% van de totale reissom |
10.3. Niet-recupereerbare reisproducten. Voor vluchten, vervoerbewijzen en evenement- of activiteitentickets die op het ogenblik van de opzegging reeds niet-terugbetaalbaar zijn vastgelegd, wordt steeds 100% van de werkelijke kostprijs ervan aangerekend, ongeacht het tijdstip van de opzegging. Dit bedrag wordt aangerekend voor zover het hoger is dan het forfaitaire percentage van artikel 10.2.
10.4. De forfaitaire percentages weerspiegelen de gebruikelijke kostenstructuur van een op maat gebouwde studiereis, waarbij reiscapaciteit ruim vóór vertrek niet-terugbetaalbaar wordt vastgelegd. De reiziger kan steeds aantonen dat de werkelijke kostenbesparingen en inkomsten uit alternatief gebruik van de plaats hoger liggen; in dat geval wordt de opzegvergoeding overeenkomstig verminderd. Omgekeerd kan Atlas Academic, in plaats van het forfait, de werkelijk gemaakte en niet-recupereerbare kosten aanrekenen wanneer die hoger zijn (artikel 10.2, b).
10.5. Indien Atlas Academic de vrijgekomen plaats geheel of gedeeltelijk opnieuw kan invullen, wordt de opzegvergoeding verminderd met de daaruit werkelijk gerealiseerde inkomsten.
10.6. De opzegvergoeding wordt verrekend met de reeds betaalde bedragen. Een eventueel saldo ten gunste van de reiziger wordt door Atlas Academic terugbetaald binnen 14 dagen na de schriftelijke opzegging. Een eventueel tekort blijft verschuldigd door de reiziger.
10.6bis. Voorschot niet terugbetaalbaar. Na verzending van de inschrijvingsbevestiging wordt het betaalde voorschot bij opzegging door de reiziger in geen geval terugbetaald, aangezien het overeenstemt met de minimale opzegvergoeding van artikel 10.2. Dit geldt onverminderd artikel 9 (overdracht), artikel 10.5, artikel 10.7 en artikel 11.
10.7. Onvermijdbare en buitengewone omstandigheden. Indien zich op de bestemming of in de onmiddellijke omgeving daarvan onvermijdbare en buitengewone omstandigheden voordoen die aanzienlijke gevolgen hebben voor de uitvoering van de reis of voor het passagiersvervoer naar de bestemming, kan de reiziger de overeenkomst opzeggen zonder opzegvergoeding, met volledige terugbetaling van de betaalde bedragen, maar zonder bijkomende schadevergoeding. De beoordeling gebeurt overeenkomstig de wet van 21 november 2017.
Artikel 11: Annulering door Atlas Academic
11.1. Atlas Academic kan de overeenkomst opzeggen en alle betaalde bedragen volledig terugbetalen, zonder bijkomende schadevergoeding, indien:
- het in de offerte vermelde minimum aantal deelnemers niet wordt bereikt en de opzegging gebeurt binnen de in de offerte bepaalde termijn, en uiterlijk 20 dagen vóór vertrek voor reizen van meer dan 6 dagen, 7 dagen vóór vertrek voor reizen van 2 tot 6 dagen, en 48 uur vóór vertrek voor reizen van minder dan 2 dagen; of
- onvermijdbare en buitengewone omstandigheden de uitvoering van de overeenkomst verhinderen en de reiziger daarvan onverwijld in kennis wordt gesteld.
11.2. In de gevallen van artikel 11.1 is Atlas Academic geen schadevergoeding verschuldigd naast de terugbetaling van de betaalde bedragen.
Artikel 12: Verzekeringen
12.1. De totale reissom omvat geen individuele reisbijstandsverzekering, annuleringsverzekering of bagageverzekering.
12.2. Atlas Academic raadt elke deelnemer ten stelligste aan om vóór vertrek zelf een passende reisbijstands- en annuleringsverzekering af te sluiten, in het bijzonder voor verre bestemmingen. Op verzoek bezorgt Atlas Academic informatie over geschikte verzekeraars en formules.
12.3. Het al dan niet afsluiten van een verzekering is een vrije keuze van de reiziger. De reiziger die geen of een ontoereikende verzekering afsluit, draagt zelf en persoonlijk alle kosten en gevolgen die door een verzekering gedekt hadden kunnen zijn: onder meer medische kosten, repatriëringskosten, kosten door annulering, en kosten door verlies of beschadiging van bagage. Dat een verzekering ontbreekt of een bepaald risico niet dekt, ontslaat de reiziger niet van enige betalings- of opzegverplichting tegenover Atlas Academic, met inbegrip van de opzegvergoeding van artikel 10.
12.4. Onderwijsinstellingen wordt eraan herinnerd dat hun eigen schoolverzekering meestal van toepassing is tijdens schoolactiviteiten in het buitenland en wordt aangevuld door de individuele reisverzekeringen van de deelnemers.
Artikel 13: Verplichtingen en gedrag van de deelnemers
13.1. Elke deelnemer verbindt zich ertoe:
- de instructies van de begeleiders en lokale gidsen op te volgen, in het bijzonder inzake veiligheid en programma;
- de wetten, gebruiken en regels van het bestemmingsland te respecteren;
- geldige reisdocumenten mee te brengen overeenkomstig artikel 18;
- zich tijdig en correct in te schrijven via het platform en juiste persoonlijke gegevens te verstrekken;
- medische aandachtspunten (allergieën, chronische aandoeningen, mobiliteitsbeperkingen) vóór vertrek kenbaar te maken aan Atlas Academic en de begeleiders, voor zover relevant voor de uitvoering of de veiligheid van de reis.
13.2. Atlas Academic en/of de onderwijsinstelling kan een deelnemer uitsluiten van de reis of van een onderdeel ervan indien deze door zijn gedrag de goede uitvoering van de reis of de veiligheid van anderen in gevaar brengt. In geval van uitsluiting bestaat geen recht op terugbetaling, en eventuele kosten van vervroegde terugkeer komen ten laste van de betrokken deelnemer of diens ouder.
13.3. Schade veroorzaakt door een deelnemer is voor diens persoonlijke rekening, behoudens dekking door een verzekering.
Artikel 14: Begeleiding en programma
14.1. Atlas Academic werkt samen met de begeleidende docenten van de onderwijsinstelling en, waar nodig, met lokale gidsen. De rolverdeling tussen Atlas Academic, de instelling en eventuele externe partners wordt vastgelegd in de offerte.
14.2. Het inhoudelijke programma kan wijzigen door omstandigheden buiten de controle van Atlas Academic (weersomstandigheden, openingstijden, lokale evenementen, transportstoringen). Atlas Academic stelt in dat geval, waar mogelijk, een gelijkwaardig alternatief voor.
14.3. Foto's, illustraties en programmabeschrijvingen op de website en in de offerte zijn indicatief en maken geen deel uit van de overeenkomst, behoudens de uitdrukkelijk in de offerte vermelde diensten.
Artikel 15: Aansprakelijkheid
15.1. Atlas Academic is aansprakelijk voor de goede uitvoering van alle reisdiensten die in de overeenkomst zijn opgenomen, ongeacht of deze diensten door Atlas Academic zelf of door andere reisdienstverleners worden verstrekt.
15.2. De aansprakelijkheid van Atlas Academic voor schade veroorzaakt door niet-conformiteit is beperkt tot driemaal de totale reissom, behalve in geval van persoonlijk letsel of van opzet of grove nalatigheid.
15.3. Atlas Academic is niet aansprakelijk voor schade die volledig toe te schrijven is aan de reiziger, voor schade toe te rekenen aan een niet bij de reisdiensten betrokken derde en die onvoorzienbaar of onvermijdbaar was, of voor onvermijdbare en buitengewone omstandigheden.
15.4. Internationale verdragen die de aansprakelijkheid van reisdienstverleners beperken (waaronder het Verdrag van Montréal inzake luchtvervoer) zijn van toepassing op de aansprakelijkheid van Atlas Academic.
Artikel 16: Bagage
16.1. De aansprakelijkheid van Atlas Academic voor verlies, diefstal of beschadiging van bagage is beperkt tot de grenzen die voortvloeien uit de toepasselijke internationale verdragen en uit de wet van 21 november 2017. Atlas Academic is niet aansprakelijk voor bagage en persoonlijke bezittingen die de deelnemer onder eigen hoede houdt.
16.2. Bij verlies of beschadiging van bagage tijdens vervoer is de reiziger zelf verantwoordelijk voor het onmiddellijk laten opmaken van een Property Irregularity Report (PIR) bij de vervoerder.
16.3. De reiziger informeert zich over de bagagereglementen (gewicht, afmetingen, verboden voorwerpen) van de gebruikte vervoerders. Kosten voor overgewicht of niet-toegelaten bagage komen ten laste van de reiziger.
Artikel 17: Beeldmateriaal
17.1. Tijdens reizen kunnen door begeleiders of door Atlas Academic foto's of video's worden gemaakt voor educatieve en promotionele doeleinden.
17.2. Voor beeldmateriaal waarop een deelnemer herkenbaar is afgebeeld, vraagt Atlas Academic de uitdrukkelijke toestemming via het inschrijvingsformulier. Voor minderjarige deelnemers wordt deze toestemming gevraagd aan de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Toestemming kan op elk ogenblik worden ingetrokken voor toekomstig gebruik. De verwerking van beeldmateriaal gebeurt conform het privacybeleid van Atlas Academic.
Artikel 18: Reisdocumenten & formaliteiten
18.1. De reiziger en elke deelnemer dienen bij vertrek in het bezit te zijn van geldige, niet-vervallen identiteits- en reisdocumenten. De reiziger is zelf verantwoordelijk voor het tijdig in orde brengen van paspoort, identiteitskaart, visa en andere vereiste documenten, en voor het vervullen van eventuele sanitaire formaliteiten (vaccinaties, gezondheidsverklaringen).
18.2. De reiziger verstrekt persoonlijke gegevens exact zoals vermeld op de identiteitsdocumenten. Schade of kosten door onjuiste of laattijdige gegevens komen ten laste van de reiziger.
18.3. Deelnemers met een niet-Belgische nationaliteit melden dit spontaan aan Atlas Academic en nemen zelf contact op met het consulaat of de ambassade van het bestemmingsland.
18.4. Voor minderjarige deelnemers gelden mogelijk aanvullende formaliteiten, waaronder een eigen identiteitsdocument en een ouderlijke reistoestemming. De onderwijsinstelling en de ouders staan in voor de naleving hiervan.
18.5. Heeft Atlas Academic haar informatieverplichting nageleefd, dan is zij niet aansprakelijk voor de gevolgen van het niet-naleven van deze verplichtingen door de reiziger.
Artikel 19: Klachten
19.1. Klachten over de uitvoering van de reis worden zo spoedig mogelijk ter plaatse gemeld aan de begeleider of de plaatselijke vertegenwoordiger van Atlas Academic, zodat naar een oplossing kan worden gezocht.
19.2. Klachten die niet ter plaatse konden worden opgelost, worden uiterlijk 14 dagen na het einde van de reis schriftelijk en op bewijskrachtige wijze meegedeeld via info@atlas-academic.com of per post aan BV Buddha Events (Atlas Academic), Ouden Heirweg 50A, 9340 Lede.
19.3. Atlas Academic antwoordt binnen 30 dagen schriftelijk. Wordt geen minnelijke oplossing bereikt, dan kan de reiziger zich wenden tot de Geschillencommissie Reizen vzw (zie de algemene reisvoorwaarden) of het Europese ODR-platform.
Artikel 20: Slotbepalingen
20.1. Indien een bepaling van deze bijzondere reisvoorwaarden onwettig, ongeldig of niet-afdwingbaar wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. De ongeldige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die de oorspronkelijke bedoeling het dichtst benadert.
20.2. Atlas Academic kan deze voorwaarden wijzigen. De versie die van kracht is op het ogenblik van het sluiten van de overeenkomst, is bepalend voor de rechtsverhouding tussen partijen. Atlas Academic registreert per inschrijving de aanvaarde versie, met datum en tijdstip.
20.3. De meest recente versie is steeds raadpleegbaar op www.atlas-academic.be.
BV Buddha Events, handelend onder de naam Atlas Academic
Ouden Heirweg 50A, 9340 Lede, België · BE 0722.807.475
info@atlas-academic.com · +32 476 58 66 90
Lid VVR · Garantiefonds Reizen lidnummer 9227